Era septiembre de 2023 y estábamos tomando café con mi querido amigo “Nico” Vélez en uno de los hoteles de montaña más espectaculares de Sudamérica y el mundo: el Tambopaxi Lodge. Las vueltas de la vida nos habían reunido después de dos décadas. En ese tiempo dejamos de lado la montaña para ser padres y crear empresas que, con historias no exentas de sufrimiento y buenas anécdotas, pudimos vender y darles larga vida con sus nuevos dueños.
Ambos volvimos rápidamente a los parajes que dan sentido a nuestras vidas, y el Nico me estaba ayudando a preparar una ascensión al Monte Vinson con mi hijo mayor. Después del Fuya Fuya y el Rucu Pichincha, haríamos escuela de nieve, glaciar y hielo en el Cotopaxi, el Cayambe y el Antisana.
Mientras mirábamos el Cotopaxi, le comenté algo que me parecía raro. Había proyectado expediciones alrededor del mundo, y las agencias las gestionaban con Excel, Google Docs y WhatsApp. No solo las nuestras en Latinoamérica: también en Estados Unidos, Chile, Ecuador y Nepal. “¡Es cierto!”, exclamó Nico. “Es un hueveo“, me dijo en buen chileno, para que entendiera, “¡Pero es la costumbre de la industria!“.
Una industria que todavía gestiona sus expediciones a mano
Investigando un poco más, confirmamos que los grandes operadores del Aconcagua, de los volcanes de Ecuador y de las cordilleras de Perú y Bolivia adolecen de lo mismo: una gran falta de aplicación de las últimas tecnologías en la gestión de expediciones. Cada uno tiene su metodología y vive con ella.
Pero muchas veces no se cuestiona su verdadero costo: las horas que se pasan organizando y coordinando, sobre todo cuando hay imprevistos u omisiones. O las horas de tu pareja o socio, que amablemente se hace cargo y que, en definitiva, no son “gratis”.
Todo lo que implica la logística de una expedición de montaña
Los detalles de la logística de una expedición no son pocos. Después de la venta hay que identificar a cada pasajero, lograr que lea y firme una serie de documentos y waivers, gestionar los pagos, organizar sus viajes y asegurarse de que cumpla todos los prerrequisitos.
Luego hay que recibirlos en distintos vuelos, llevarlos a sus hoteles, atender sus restricciones alimenticias y cumplir sus solicitudes de alojamiento. También hay que cerciorarse de que traigan todo su equipo sin olvidar nada y de que tengan sus vacunas al día, entre tantas otras cosas.
Al mismo tiempo está la organización local de la experiencia propiamente tal. Eso incluye los destinos, los permisos, los guías, asistentes, choferes y personal de apoyo, el equipo grupal y los arriendos de equipo personal. Súmale los traslados, la compra y distribución de la comida, la gestión de emergencias y rescates, los cambios de planes, las entradas y salidas de múltiples hoteles entre cimas y la gestión de las bodegas de cada uno…
Así nace Urcu
Encontramos propósito en querer apoyar el desarrollo y profesionalización de la industria de guías y agencias en Latino América, entregando herramientas para facilitar y mejorar la gestión, desde la empresa unipersonal, hasta la agencias que se internacionalizan. En fin, es complejo y complicado. Es un espacio donde definitivamente hay enormes beneficios en aplicar tecnología y automatización a la logística en montaña, sobre todo en estos días de la inteligencia artificial.
Así nace Urcu, que suma dos experiencias. Por un lado, la de Nico como guía de montaña y dueño de una agencia que representa a operadores premium de Estados Unidos. Por otro, la mía en tecnología y desarrollo de empresas a nivel internacional. Y porque ¡nos encanta la montaña!
Qué busca resolver Urcu para agencias y guías de montaña
Con Urcu, un software para operadoras de turismo de aventura, esperamos liberar muchas horas de gestión. La idea es que guías y agencias entreguen un servicio más homogéneo y de mejor calidad, mientras la plataforma se ocupa de los flujos de cada experiencia y sus detalles:
- las comunicaciones con los participantes;
- las alertas cuando falta algo o no se cumple un checkpoint;
- la planificación y operación de la expedición.
Toda la información y documentación de cada experiencia queda en un mismo lugar, accesible para todo el equipo desde múltiples dispositivos. Eso permite retener lo aprendido en cada salida, ya sea a través de las evaluaciones de los pasajeros o de comentarios internos, para cuidar el conocimiento e ir mejorando cada vez.
Prueba Urcu gratis: contáctanos aquí
¡Menos WhatsApp y planilleo; más tiempo en la montaña!
